1. แยกข้อมูลตามสาขาตั้งแต่ต้น
ยอดขาย สต๊อก พนักงาน และจุดรับเงินควรรู้ว่าสังกัดสาขาใดชัดเจน หากระบบเก็บทุกอย่างรวมกันแล้วใช้ชื่อสาขาเป็นข้อความ การควบคุมสิทธิ์และรายงานจะยากขึ้นเมื่อธุรกิจโต
2. กำหนดสิทธิ์ตามงานจริง
พนักงานขายไม่จำเป็นต้องเห็นการเงินทั้งธุรกิจ และผู้ดูแลสต๊อกไม่จำเป็นต้องแก้บัญชีรับเงิน หลักที่เหมาะสมคือให้สิทธิ์เท่าที่แต่ละคนจำเป็นต้องใช้ ส่วนผู้จัดการที่ดูเฉพาะสาขาก็ควรเห็นเฉพาะข้อมูลของสาขาที่รับผิดชอบ
3. การโอนสต๊อกต้องมีต้นทางและปลายทาง
การโอนสินค้าไม่ควรเป็นการลดเลขสาขา A แล้วเพิ่มเลขสาขา B ด้วยมือสองครั้ง ระบบควรสร้างรายการเดียวที่ระบุสาขาต้นทาง สาขาปลายทาง สินค้า จำนวน และผู้ทำรายการ เพื่อให้ยอดสองฝั่งสัมพันธ์กันและตรวจย้อนหลังได้
4. ภาพรวมเจ้าของร้านต้องตอบทั้งภาพรวมและรายสาขา
เจ้าของควรเริ่มจากภาพรวมธุรกิจ แล้วกดดูสาขาที่ผิดปกติได้ เช่น สาขายอดตก กำไรต่ำ สต๊อกขาด หรือมีข้อมูลรอส่ง วิธีนี้ดีกว่าการเปิดรายงานแยกทีละสาขาแล้วเอาตัวเลขมาเทียบเอง
- ยอดขายรวมและยอดรายสาขา
- กำไรขั้นต้นรายสาขา
- สินค้าขาด/ค้างแยกสาขา
- สถานะเครื่องขายและการส่งข้อมูล
- พนักงานและสิทธิ์ของแต่ละสาขา
- บัญชี PromptPay เฉพาะสาขาหรือบัญชีกลางร้าน